Vous rêvez de mener à bien un projet ? Cela est réalisable grâce à un bon management de projet. Il implique sa gestion, sa coordination et son pilotage. Cette méthodologie s’avère même importante puisqu’elle intervient à chaque stade du développement de l’entreprise. Créez votre structure, innovez…conduisez votre projet selon ces quatre phases fondamentales.
Phase 1 : initiation ou cadrage, phase de mise en place
Les phases clés du management de projet correspondent à celles du cycle de vie de la gestion de projet. Le bon déroulement de la première partie, l’avant-projet, se réalise en trois étapes :
Définition des besoins
Un projet naît d’une idée. Afin de l’identifier, commencez par une analyse de l’existant. Elle vous conduira à réfléchir aux solutions qui résoudront une problématique. Cette étape passe alors par :
- une étude de marché,
- un audit des besoins,
- un repérage des opportunités à saisir.
Fixation d’objectifs
Il s’agit maintenant de cadrer la finalité du projet et d’étudier sa faisabilité. Pourquoi investissez-vous dans ce projet ? Une fois ce but défini, vous fixerez vos jalons (objectifs intermédiaires pour cadrer et faire avancer le projet). Ils doivent tenir compte :
- de la qualité,
- des coûts,
- et des délais.
Constitution de l’équipe projet
Vous détenez maintenant d’une vision claire du but principal de votre projet. Il est alors temps de former votre équipe idéale en réunissant des talents :
- complémentaires,
- impliqués,
- ouverts au travail collaboratif.
Tout est prêt pour le lancement du projet.
Phase 2 : planification, la stratégie du management de projet
En mode projet, planifier son projet est indispensable pour progresser dans des conditions optimales. Vous commencerez par la gestion des tâches :
Établissement d’une liste de tâches
La première étape de la planification correspond au découpage en phases chronologiques. Chacune d’elles comporte différentes tâches à réaliser qui conduisent à des livrables (résultats souhaités). Il faudra alors prévoir la charge de travail et les ressources nécessaires.
Priorisation des tâches
Ensuite, vous déciderez d’une priorité pour chacune d’elle, en collaboration étroite avec votre équipe. Lorsqu’une activité semble complexe, décomposez-la en sous-tâches. Plus le découpage sera fin, plus les traitements seront précis.
Ordonnancement des tâches
Déterminez les activités à traiter en parallèle et en séquentiel, par l’étude des interdépendances. Puis prévoyez des marges pour leur réalisation : à quel point un débordement reste-t-il acceptable sans nuire au projet ?
La planification de projet implique ainsi :
- La gestion des ressources (humaines, matérielles, financières).
- L’anticipation des risques.
- Un planning de projet comportant un calendrier de projet avec des jalons.
- Un plan financier définissant le budget prévisionnel. Considérez par exemple les dépenses liées à la création d’un site Internet, aux prestations externes, etc.
Vous présenterez l’ensemble de ces éléments aux différents acteurs lors d’une réunion de lancement.
Phase 3 : exécution, phase de réalisation du projet
Cette phase de management de projet consiste à mettre en œuvre concrètement les actions qui figurent dans le plan de projet.
Gestion des ressources humaines
Le responsable du projet ou le chef de projet désigné attribue les tâches aux différents intervenants en veillant à une bonne répartition du temps de travail et des compétences.
Communication avec les parties prenantes
Il informe régulièrement son équipe de l’avancée des activités et de toute dérive. Voici quelques applications de vidéoconférence pratiques : Zoom, Google Meet, Livestorm, etc.
Surveillance de la progression du projet
Le directeur de projet s’assure du respect des délais et des objectifs granulaires. Il suit alors attentivement les indicateurs de performances (KPI) sur un tableau de bord.
Contrôle des dépenses
Le budget est contrôlé tout au long de l’avancement du projet. En cas de besoin, le manager de projet doit rapidement mettre en place des actions correctives.
Gestion des risques
Anticiper les risques évite des dépassements temporels et financiers. Il faut alors analyser les vulnérabilités du projet et tenir compte des observations de vos collaborateurs.
Quelques outils de gestion de projet s’avèrent utiles au cours de cette phase de production :
- La matrice RACI permet d’identifier les rôles et les responsabilités de chacun.
- Les tableaux Kanban ou Trello servent au suivi de l’avancement des tâches.
- La matrice des compétences aide à distribuer les tâches selon les savoir-faire de chacun.
- Le diagramme de Gantt assure une bonne gestion de l’organisation dans le temps (exemple de logiciels de gestion de projet : GanttProject, Ganttplanner).
Phase 4 : clôture de projet
Plusieurs activités marquent la fin du projet :
- Livraison du produit ou du service au commanditaire et acceptation du client.
- Clôture des budgets du projet.
- Analyse de la satisfaction des parties prenantes.
- Libération et réaffectation des ressources.
Le chef de projet rédigera alors un bilan de synthèse pour tirer profit des expériences vécues. Tout ce qui aura fonctionné ainsi que les problèmes rencontrés devront être relevés. Ce rapport final comportera ainsi toutes les informations clés du déroulement du projet. Il formalise sa clôture et deviendra un référentiel. Cette étape ne doit donc pas être négligée, puisqu’elle vous aidera à réussir des projets similaires.
La place de la dimension humaine reste primordiale dans un bonne conduite de projet. Le responsable de projet aura ainsi privilégié la cohésion de l’équipe, l’écoute active et une communication efficace. Vous avez besoin d’autres conseils sur ce volet ? Notre agence reste à votre disposition.
